Một vài năm trước, bạn phải in ra một bản cứng của một tài liệu để có thể ký tên vào nó. Nhờ định dạng file PDF phổ biến, thật dễ dàng để ký điện tử vào tài liệu, sử dụng lại chữ ký khi bạn cần, quét và chia sẻ file PDF với người khác.

Cho dù bạn đang ký hợp đồng thuê, hợp đồng làm việc hay đăng ký khoản vay, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách ký chữ ký số trên file PDF trong Windows.

Hướng dẫn cách ký chữ ký số trên file PDF

Hướng dẫn cách ký chữ ký số trên file PDF trong Windows bằng cách sử dụng:

  • Adobe Reader dành cho Windows
  • Adobe Reader DC/Adobe Reader DC Online
  • DocuSign
  • Các giải pháp trực tuyến của bên thứ ba

Xem thêm:

>> Hướng dẫn cách chuyển đổi PDF sang Word

>> Hướng dẫn cách chuyển đổi PDF sang Excel

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader

Nếu bạn ký chữ ký số trên file PDF, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng chương trình Adobe Reader.

Adobe Reader là trình đọc PDF phổ biến nhất dành cho Windows cho phép bạn chỉnh sửa file PDF và ký nó bằng chữ ký kỹ thuật số được chứng nhận hoặc chữ ký viết tay.

1. Để bắt đầu, hãy mở tài liệu PDF bạn muốn đăng nhập trong Adobe Reader và tìm biểu tượng Sign trên thanh công cụ. Ngoài ra, mở bảng chữ ký bằng cách chọn View > Sign.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader - hình 1

2. Chọn Place signature trong phần Fill & Sign.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader - hình 2

Trong cửa sổ mới, chọn mũi tên thả xuống để chọn cách bạn muốn đặt chữ ký của mình. Bạn sẽ tìm thấy bốn tùy chọn:

  • Nhập chữ ký
  • Sử dụng webcam
  • Vẽ chữ ký
  • Sử dụng một hình ảnh

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader bằng cách nhập chữ ký

1. Để thực hiện cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader bằng cách nhập chữ ký, hãy nhập tên của bạn hoặc các ký tự bạn muốn cho chữ ký vào trường Enter Your Name.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader - hình 3

2. Bạn có thể xem trước chữ ký của mình trong hộp Review Your Signature.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader - hình 4

3. Nếu muốn, bạn có thể chọn từ bốn kiểu chữ ký khác nhau bằng cách chọn tùy chọn Change Signature Style trong phần Review Your Signature.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader - hình 5

4. Nếu bạn hài lòng với chữ ký của mình, hãy chọn Accept để thêm chữ ký điện tử vào tài liệu PDF.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader - hình 6

5. Bạn sẽ thấy một hộp nhỏ nổi với chữ ký của bạn bên trong. Kéo hộp đến khu vực trên file PDF nơi bạn muốn đặt chữ ký và thay đổi kích thước hình ảnh cho phù hợp.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader - hình 7

6. Chọn File > Save để lưu file PDF đã ký. Nếu muốn, bạn có thể chia sẻ trực tiếp tài liệu đã ký cho người khác bằng cách chọn Signed. Proceed to send trên thanh công cụ.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader - hình 8

7. Chọn share via email, send to fax, get others to sign hoặc save a copy.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader - hình 9

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader bằng Webcam

Bạn cũng có thể ký chữ ký số trên file PDF trong Windows bằng webcam của máy tính .

1. Để thực hiện việc này, hãy mở file PDF bạn muốn ký điện tử và chọn Sign > Place Signature từ phần I Need to Sign.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader - hình 10

2. Chọn Use a webcam từ trình đơn thả xuống của hộp thoại Place Signature.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader - hình 11

3. Một hướng dẫn sẽ xuất hiện với nội dung: Sign your name with black ink on white paper. Click the “Start Webcam” button to start capturing the signature image.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader - hình 12

4. Chọn Start Webcam.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader - hình 13

5. Căn chỉnh chữ ký của bạn sao cho nó nằm trên đường màu xanh lam trên màn hình.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader - hình 14

6. Bản xem trước của chữ ký sẽ xuất hiện trong hộp Preview the captured signature.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader - hình 15

7. Chọn Accept.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader - hình 16

8. Di chuyển chữ ký của bạn đến nơi bạn muốn nó được đặt trên tài liệu và thay đổi kích thước của nó cho vừa vặn.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader - hình 17

9. Lưu tài liệu của bạn hoặc chọn Signed. Proceed to send để có thêm các tùy chọn chia sẻ.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader bằng cách vẽ chữ ký

Vẽ chữ ký của bạn có thể không dễ dàng như nhập tên hoặc sử dụng webcam để quét chữ ký. Tuy nhiên, nếu bạn có PC Windows với màn hình cảm ứng và bút stylus hoặc bút Surface, bạn có thể phác thảo chữ ký của mình và ký chữ ký số trên file PDF.

1. Để thực hiện việc này, hãy mở tài liệu PDF, chọn Sign > Place Signature từ phần I Need to Sign.

2. Chọn Draw my signature từ hộp thoại Place Signature thả xuống.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader - hình 18

3. Tiếp theo, vẽ chữ ký của bạn vào ô trống được cung cấp.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader - hình 19

4. Nếu bạn mắc lỗi trong khi vẽ, hãy sử dụng Clear Signature để xóa những gì bạn đã vẽ và bắt đầu lại.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader - hình 20

5. Chọn Accept. Đặt chữ ký vào phần bạn muốn ký trên tài liệu của mình và lưu tài liệu.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader - hình 21

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader bằng hình ảnh

Nếu bạn có chữ ký ở định dạng hình ảnh (JPEG hoặc PNG), bạn có thể sử dụng cách ký chữ ký số trên file PDF bằng hình ảnh.

1. Để thực hiện việc này, hãy mở PDF trong Adobe Reader, chọn Sign > Place Signature. Trong cửa sổ mới, chọn Use an Image từ trình đơn thả xuống.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader - hình 22

2. Tiếp theo, chọn Browse để mở file ảnh chứa chữ ký của bạn.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader - hình 23

3. Thay đổi kích thước hình ảnh, chọn Accept để đặt nó vào tài liệu PDF của bạn và lưu file.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Reader - hình 24

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Acrobat DC Reader 

Nếu bạn có phiên bản đầy đủ của Adobe Acrobat Reader DC, bạn có thể sử dụng nó để ký chữ ký điện tử trên file PDF trong Windows. Tuy nhiên, chương trình cũng có sẵn trực tuyến miễn phí và bạn vẫn có thể ký file PDF của mình bằng nó.

1. Tải xuống và cài đặt phiên bản Windows của Adobe Acrobat Reader DC vào PC. 

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Acrobat DC Reader - hình 1

Mở Adobe Acrobat Reader DC, chọn File > Open để mở file PDF bạn muốn ký, sau đó chọn Sign > Add Signature.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Acrobat DC Reader - hình 2

3. Trong cửa sổ mới, thêm chữ ký tùy chỉnh của bạn, thay đổi kiểu nếu bạn muốn, sau đó chọn Apply.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Acrobat DC Reader - hình 3

4. Kéo hộp nhỏ có chữ ký vào phần của file PDF nơi bạn muốn đặt chữ ký của mình, sau đó lưu lại.

Hướng dẫn ký chữ ký số trên file PDF bằng Adobe Acrobat Reader trực tuyến

Nếu không muốn tải xuống phiên bản miễn phí của Adobe Acrobat Reader DC, bạn có thể sử dụng công cụ trực tuyến miễn phí để ký chữ ký số trên file PDF trong Windows.

1. Để thực hiện việc này, hãy truy cập Adobe Acrobat online và nhấp vào Select a File để tải lên tài liệu PDF bạn muốn ký. Bạn cũng có thể kéo và thả tệp để tải lên.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Acrobat DC Reader - hình 4

2. Đăng nhập bằng tài khoản Adobe, Google hoặc Apple để tiếp tục và hoàn thành biểu mẫu có thể điền.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Acrobat DC Reader - hình 5

3. Chọn Sign để thêm chữ ký.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Acrobat DC Reader - hình 6

4. Tiếp theo, chọn Add Signature.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Acrobat DC Reader - hình 7

5. Bạn có thể chọn Type, Draw hoặc tải lên chữ ký của mình dưới dạng Image, sau đó chọn Apply.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Acrobat DC Reader - hình 8

6. Kéo chữ ký đến nơi bạn muốn, sau đó chọn Close.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Acrobat DC Reader - hình 9

7. Nếu bạn muốn chia sẻ file của mình, hãy chọn Share bên cạnh tên file trong Adobe Acrobat Reader Online.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Acrobat DC Reader - hình 10

8. Tiếp theo, chọn cách bạn muốn chia sẻ file của mình và chọn Create link để nhận một liên kết có thể chia sẻ.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Acrobat DC Reader - hình 11

9. Sao chép liên kết có thể chia sẻ và chọn Share with others để gửi và thông báo cho người nhận qua email.

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Adobe Acrobat DC Reader - hình 12

10. Chọn Next, sau đó tải xuống tài liệu đã ký của bạn hoặc lấy liên kết để chia sẻ trực tuyến.

Cách ký chữ ký số trên file PDF bằng DocuSign

DocuSign là nhà cung cấp chữ ký điện tử cho phép bạn dễ dàng thêm chữ ký điện tử hoặc kỹ thuật số vào các file PDF, Word hoặc hình ảnh.

1. Để ký chữ ký số trên file PDF bằng DocuSign, bạn cần đăng ký để sử dụng dịch vụ. Tạo tài khoản bằng cách truy cập DocuSign. Khi bạn đã đăng nhập, hãy kéo và thả file PDF bạn muốn đăng nhập và chọn Start Now.

Cách ký chữ ký số trên file PDF bằng DocuSign - hình 1

2. Nếu bạn là người duy nhất ký file PDF, hãy chọn hộp I’m the only signer và chọn Sign.

Cách ký chữ ký số trên file PDF bằng DocuSign - hình 2

3. Nếu bạn không phải là người duy nhất ký PDF, hãy bỏ chọn hộp này và chọn Next.

Cách ký chữ ký số trên file PDF bằng DocuSign - hình 3

4. Nhập tên và địa chỉ email của người nhận mà bạn muốn ký vào tài liệu. Nếu họ đã có trong danh sách liên hệ của bạn, thì email của họ sẽ xuất hiện khi bạn bắt đầu nhập vào trường email.

Cách ký chữ ký số trên file PDF bằng DocuSign - hình 4

5. Nếu nhiều người nhận được yêu cầu ký vào tài liệu, hãy chọn Add Recipient.

Cách ký chữ ký số trên file PDF bằng DocuSign - hình 5

6. Nếu họ có trong danh sách liên hệ của bạn, hãy chọn mũi tên thả xuống bên cạnh Add Recipient, sau đó chọn Add from Contacts.

Cách ký chữ ký số trên file PDF bằng DocuSign - hình 6

7. Bạn cũng có thể chọn xem (những) người nhận là needs to signin-person signer, will receive a copy of the signed PDF hay needs to view.

Cách ký chữ ký số trên file PDF bằng DocuSign - hình 7

8. Nếu bạn chỉ muốn (những) người nhận của mình truy cập vào file PDF để ký, hãy chọn Customize > Add access code.

Cách ký chữ ký số trên file PDF bằng DocuSign - hình 8

9. Chọn Next.

Cách ký chữ ký số trên file PDF bằng DocuSign - hình 9

Lưu ý: Sau khi tất cả người nhận nhận được tài liệu PDF và họ đều ký tên vào nó, mỗi người nhận sẽ nhận được một bản sao hoàn chỉnh qua email.

10. Thêm các trường bắt buộc vào tài liệu PDF như Signature, Date, Name, Title, Company, v.v. Khi người nhận nhận được tài liệu, họ sẽ chỉ cần nhấp vào từng trường bắt buộc và nhập các chi tiết cần thiết trước khi gửi lại bản sao đã ký.

Cách ký chữ ký số trên file PDF bằng DocuSign - hình 10

11. Chọn Next, xem trước tài liệu của bạn và chọn Send.

Cách ký chữ ký số trên file PDF bằng DocuSign - hình 11

Lưu ý: Bạn có thể đặt ngày hết hạn cho tài liệu PDF trong Options trong phần Review and Send. Ngoài ra, bạn có thể chọn Recipient Privileges, chẳng hạn như liệu họ có thể ký trên giấy hay thay đổi trách nhiệm ký.

Cách ký chữ ký số trên file PDF bằng DocuSign - hình 12

12. Nếu bạn nhận được email có file PDF qua DocuSign và nó yêu cầu chữ ký của bạn, hãy mở email và chọn Review Document.

Cách ký chữ ký số trên file PDF bằng DocuSign - hình 13

13. Chọn Start và bạn sẽ được chuyển thẳng đến nơi bạn cần ký hoặc đặt chữ ký của mình.

Cách ký chữ ký số trên file PDF bằng DocuSign - hình 14

14. Nhấn vào biểu tượng Sign Here.

Cách ký chữ ký số trên file PDF bằng DocuSign - hình 15

15. Chọn một phong cách cho chữ ký của bạn hoặc vẽ nó.

Cách ký chữ ký số trên file PDF bằng DocuSign - hình 16

16. Nếu bạn muốn thay đổi kiểu phông chữ hoặc cách chữ ký của bạn xuất hiện, hãy chọn Change Style.

Cách ký chữ ký số trên file PDF bằng DocuSign - hình 17

17. Chọn phong cách ưa thích từ các tùy chọn có sẵn, sau đó chọn Adopt and Sign.

Cách ký chữ ký số trên file PDF bằng DocuSign - hình 18

18. Chữ ký sẽ xuất hiện trên tài liệu. Chọn Finish tất để hoàn tất quá trình ký kết.

Cách ký chữ ký số trên file PDF bằng DocuSign - hình 19

Chủ sở hữu của tài liệu sẽ nhận được thông báo qua email rằng bạn đã hoàn tất việc ký tài liệu. Khi mọi người nhận khác đã ký, mỗi người sẽ nhận được một bản sao của tài liệu đã ký.

Cách ký số trên file PDF bằng giải pháp trực tuyến

Nếu việc ký chữ ký số trên file PDF trong Windows bằng Adobe Reader hoặc DocuSign có vẻ phức tạp, thì có một số giải pháp trực tuyến bạn có thể sử dụng để ký điện tử hoặc kỹ thuật số trên các file PDF.

Một số công cụ phổ biến bao gồm SmallPDFNitro Pro hoặc Foxit Reader. Mỗi công cụ này đều có các tính năng cho phép bạn tạo, chỉnh sửa, chuyển đổi, ký và thậm chí xuất file PDF một cách nhanh chóng.

Phần kết

Cách ký chữ ký số trên file PDF trong Windows có thể hơi phức tạp, nhưng với các hướng dẫn trong bài viết này, bạn sẽ có thể thực hiện dễ dàng và lưu hoặc chia sẻ tài liệu với người khác.

Leave a Reply

Your email address will not be published